Personal Trainer Stundensatz berechnen: die ehrliche Rechnung

Warum dein Stundensatz nicht dein Verdienst ist

Die Zahl auf deiner Preisliste beschreibt genau eine Sache: was ein Klient für 60 Minuten Training bezahlt. Sie sagt nichts darüber, was in dieser Stunde tatsächlich bei dir hängen bleibt. Denn zwischen der bezahlten Stunde und deinem Konto liegen zwei Blöcke, die selten jemand mitrechnet: die unbezahlte Arbeitszeit und die Fixkosten.

Wer seinen Stundensatz erhöhen will, sollte deshalb zuerst wissen, wo er wirklich steht. Die folgende Rechnung ist bewusst nüchtern und mit Zahlen, die du gegen deine eigenen austauschen kannst.

Die drei Töpfe, aus denen sich dein echter Stundensatz ergibt

• Bezahlte Zeit: die Einheiten, die auf der Rechnung stehen. Das ist der einzige Topf, der Geld hereinbringt.
• Unbezahlte Zeit: Trainingsplanung, Anpassungen, Nachrichten beantworten, Terminverschiebungen, Rechnungen, Akquise, Social Media. Notwendig, aber unbezahlt.
• Fixkosten: Studionutzung oder Miete, Versicherungen, Fahrtkosten, Weiterbildung, Software, Telefon.

Dein effektiver Stundensatz ist der Umsatz geteilt durch alle Stunden, die du für dein Geschäft arbeitest, nach Abzug der Fixkosten. Nicht geteilt durch die Stunden, die auf der Rechnung stehen.

Rechenbeispiel: ein gut ausgelasteter Personal Trainer

Nehmen wir einen Trainer mit ordentlicher Auslastung: 18 Einheiten pro Woche zu je 90 €. Das sind 1.620 € Umsatz pro Woche, also rund 7.000 € im Monat. Auf dem Papier ein solides Geschäft.

Jetzt die unbezahlte Seite. Typische Werte pro Woche, wenn alles selbst erledigt wird:

• Trainingspläne schreiben und alle vier bis acht Wochen anpassen: rund 3,5 Stunden
• Nachrichten, Rückfragen, Motivation zwischendurch: rund 2,5 Stunden
• Terminplanung, Absagen, Verschiebungen: rund 1 Stunde
• Rechnungen, Belege, Buchhaltung: rund 1 Stunde
• Akquise, Content, Antworten auf Anfragen: rund 2 Stunden

Macht 10 unbezahlte Stunden zusätzlich zu den 18 bezahlten. Gesamtarbeitszeit: 28 Stunden pro Woche.

1.620 € geteilt durch 28 Stunden ergibt rund 58 € pro gearbeiteter Stunde. Rechnest du Fixkosten von etwa 800 € im Monat dagegen, also grob 185 € pro Woche, bleiben rund 51 € pro Stunde vor Steuern und Vorsorge. Aus 90 € werden also gut 51 €, und davon gehen Einkommensteuer und Altersvorsorge noch ab.

Die Formel, mit der du rückwärts rechnest

Wenn du weißt, was am Monatsende übrig bleiben soll, kannst du den nötigen Preis pro Einheit direkt ausrechnen:

(Zielgewinn + Fixkosten + Steuerrücklage) ÷ realistisch verkaufbare Einheiten pro Monat = Preis je Einheit

Genau diese Formel steckt im Rechner weiter unten, ergänzt um Arbeitswochen und Ausfallquote. Du kannst sie also direkt mit deinen Werten durchspielen.

Der entscheidende Teil ist „realistisch verkaufbar". Viele Trainer rechnen mit einer vollen 40-Stunden-Woche voller Einheiten. Das geht körperlich und terminlich nicht auf: Klienten wollen früh morgens oder abends, dazwischen liegen Lücken, und die unbezahlten 10 Stunden brauchen ebenfalls Platz. Wer mit 15 bis 20 Einheiten pro Woche plant, rechnet ehrlich.

Warum eine Preiserhöhung nicht immer der beste erste Zug ist

Der naheliegende Hebel ist der Preis. Von 90 € auf 100 € sind gut 11 Prozent mehr Umsatz, bei gleichem Aufwand. Das ist richtig und für viele Trainer auch überfällig.

Nur hat der Hebel eine Grenze: Preiserhöhungen kosten Gespräche, manche Klienten springen ab, und im gleichen Studio arbeiten oft Kollegen zu einem ähnlichen Preis. Vor allem aber ändert eine Preiserhöhung nichts an dem Grund, warum du bei 28 Stunden Arbeitszeit nur 18 abrechnest.

Der zweite Hebel: die unbezahlten Stunden verkleinern

Rechnen wir dieselbe Woche noch einmal, aber mit ausgelagerter Trainingsplanung und übernommener Klientenkommunikation rund um das Onboarding. Realistisch fallen dadurch etwa 4 der 10 unbezahlten Stunden weg.

Gesamtarbeitszeit: 24 statt 28 Stunden. Der Umsatz bleibt bei 1.620 €. Effektiver Stundensatz: rund 68 € statt 58 €, ohne dass ein einziger Klient einen Cent mehr zahlt.

Interessanter wird es, wenn du einen Teil der frei gewordenen Zeit zurück in bezahlte Einheiten steckst. Drei zusätzliche Einheiten pro Woche sind bei 21 Terminen statt 18 gut machbar:

Das sind rund 21 Prozent mehr pro gearbeiteter Stunde, bei einer Stunde weniger Arbeit. Dagegen zu rechnen ist natürlich, was das Auslagern kostet. Genau das solltest du tun: Servicegebühr gegen zusätzlichen Umsatz plus zurückgewonnene Zeit stellen, mit deinen eigenen Zahlen.

Was du diese Woche konkret tun kannst

• Eine Woche mitschreiben: Notiere sieben Tage lang jede Tätigkeit, die nicht Training ist, in Fünf-Minuten-Blöcken. Fast alle Trainer unterschätzen diesen Block deutlich.
• Effektiven Stundensatz ausrechnen: Monatsumsatz minus Fixkosten, geteilt durch alle gearbeiteten Stunden. Diese Zahl ist deine echte Ausgangslage.
• Die teuerste unbezahlte Aufgabe identifizieren: Meist ist es die Trainingsplanung, weil sie am längsten dauert und sich mit jedem Klienten wiederholt.
• Preis prüfen: Wenn du seit über zwölf Monaten denselben Preis nimmst, ist eine Anpassung fällig. Am besten für Neuklienten sofort, für Bestandsklienten mit Vorlauf.

Wie viel Zeit die Planerstellung allein frisst, haben wir hier durchgerechnet: Trainingspläne erstellen lassen. Und welche Aufgaben sich überhaupt sinnvoll abgeben lassen, steht im Artikel Back-Office für Personal Trainer.

Pakete statt Einzelstunden: der unterschätzte Preishebel

Wer Einzelstunden verkauft, verkauft jede Woche neu. Das kostet Zeit im Terminkalender, erzeugt Lücken bei Absagen und macht die Einnahmen unplanbar. Ein 10er-Block oder eine monatliche Betreuungspauschale ändern daran zwei Dinge auf einmal.

• Planbarkeit: Du weißt am Monatsanfang, was reinkommt, und kannst Kapazität dagegen planen.
• Weniger Leerlauf: Wer im Voraus bezahlt hat, sagt seltener kurzfristig ab. Absagen kosten dich sonst die volle Stunde, ohne Umsatz.
• Höherer Warenkorb: Eine Monatspauschale, die Training, Plan und Betreuung zusammenfasst, lässt sich leichter über den Wert begründen als eine reine Stundenerhöhung.

Wichtig ist, dass die Pauschale die Betreuung zwischen den Terminen ehrlich einpreist. Genau diese Betreuung, also Plananpassungen, Nachfragen und Check-ins, ist bei den meisten Trainern der Teil, der ohnehin schon geleistet, aber nie berechnet wird.

Wie du eine Preiserhöhung bei Bestandsklienten ansagst

Der häufigste Fehler ist, sich zu entschuldigen. Eine Preisanpassung ist ein normaler geschäftlicher Vorgang, kein Fehlverhalten. Was in der Praxis funktioniert:

• Vorlauf geben: Vier bis acht Wochen vorher ankündigen, schriftlich, mit klarem Startdatum.
• Neuklienten zuerst: Der neue Preis gilt ab sofort für alle Neuanfragen. So testest du die Marktakzeptanz, bevor du Bestandsklienten ansprichst.
• Am Wert entlang begründen: Was hat sich verbessert? Schnellere Planaktualisierung, feste Check-ins, bessere Erreichbarkeit. Nicht die eigenen Kosten in den Vordergrund stellen.
• Treue anerkennen: Langjährigen Klienten kannst du den alten Preis für einen definierten Zeitraum lassen. Das kostet wenig und verhindert Abgänge.

Rechne vorher durch, wie viele Abgänge du verkraften kannst. Bei 18 Einheiten und einer Erhöhung von 90 auf 100 € steigt der Wochenumsatz von 1.620 auf 1.800 €, also um gut 11 Prozent. Springt ein Klient ab, liegst du mit 1.700 € immer noch darüber. Bei zweien bist du mit 1.600 € ungefähr wieder am Ausgangspunkt, hast dafür aber zwei Termine frei, die du neu besetzen kannst.

Wie Versal an dieser Rechnung ansetzt

Versal übernimmt genau den Block, der bei den meisten Trainern am größten ist: Trainingsplanerstellung, Welcome-E-Mail und die Check-ins nach Woche 4 und 8. Du schickst die Eckdaten deines Klienten, daraus entsteht ein individueller Plan. Der Entwurf wird KI-gestützt erstellt und anschließend von Annika, die Sporttherapie und Sportphysiologie studiert, fachlich geprüft und freigegeben. Danach gibst du ihn frei, bevor er unter deinem Namen beim Klienten landet.

Was das für deine Rechnung bedeutet, hängt von deiner Klientenzahl ab. Die Paketpreise und den kompletten Ablauf findest du auf versal.fit.

Häufige Fragen